Tudástár

Hírlevelezés saját domainről: kezdő útmutató lépésről lépésre

Az e-mail marketing az egyik leghatékonyabb online kommunikációs eszköz, amely lehetőséget ad a vállalkozásoknak arra, hogy közvetlenül elérjék ügyfeleiket. A sikeres hírlevelezésnek több kulcsa van – a megfelelő domain kiválasztása, a jó tartalom, az időzítés, és persze a jó levélküldő szolgáltatás megtalálása. 

Ebben a cikkben a saját domainről végzett hírlevelezés alapjait vesszük át, hogy tudd, hogyan kezdd használni ezt a rendkívül értékes kommunikációs csatornát. 

Miért hírlevelezz saját domainről? 

Egy saját domainen keresztül küldött e-mail nemcsak jobban mutat, hanem nagyobb bizalmat is kelt a címzettekben. Az info@[cég neve].hu cím sokkal meggyőzőbb és bizalomébresztőbb, mint egy ingyenes szolgáltató által biztosított cím, például a [cég neve]123@gmail.com. A címzettek azonnal felismerik, hogy a levél hivatalos forrásból érkezik, ez pedig növeli az üzenet hitelességét és annak a valószínűségét, hogy megnyitják és el is olvassák azt. 

Az üzleti kommunikációban különösen fontos, hogy az ügyfelek komolyan vegyék a vállalkozás üzeneteit. Egy saját domain alatt működő e-mail cím professzionalizmust sugároz, és azt az érzetet kelti, hogy a vállalkozás komoly és megbízható. Egy ingyenes címről kommunikáló vállalkozás ellenben amatőr hatást ébreszthet. 

Egy saját domain használatával minden e-mail üzeneted a márkád nevét is hordozza. Ez különösen fontos, ha hosszú távú kapcsolatokat szeretnél építeni az ügyfeleiddel, hiszen az ismétlődő kommunikáció révén a címzettek könnyebben megjegyzik a márkádat. 

A saját e-mail-címről folytatott levelezés előnyeiről hosszabban is írunk ebben a cikkben, amit itt még leszögeznénk, hogy ha hírlevelezni akarsz, akkor a saját domain még hasznosabb – elsősorban azért (persze a bizalmi tényező mellett), mert sokkal hírlevélküldő rendszerekben beállítani, nagyobb listára levelet küldeni egy egyedi domainről, mint egy ingyenes fiókot használva. 

Hogyan kezdj bele? 

Domain és tárhely 

Első lépésként regisztrálnod kell egy domainnevet, amely tükrözi a vállalkozásod nevét vagy tevékenységét. Ezt megteheted egy sor regisztrátornál, itt találod a részletes, naprakész listát a Magyarországon tevékenykedő domain regisztrátorokról. 

Ezután szükséged lesz egy tárhelyre is, amelyen létrehozhatsz különféle e-mail címeket, fiókokat, amelyeket később a levelezésre használhatsz. A hírlevélküldő szoftverek validálják a domaint, amelyről levelet szeretnél küldeni, és bár technikailag a feladóhoz szinte bármilyen címet beírhatsz, ha a domain valid, akkor lesz igazán hatékony a hírlevelezés, ha létező fiók is áll a cím mögött, amit a tárhelyeden tudsz létrehozni. 

E-mail-fiókok létrehozása 

Az e-mail címek létrehozása során érdemes átgondolni, milyen funkciókra lesz szükséged. A leggyakoribb típusokra néhány példa: 

• info@[cég neve].hu: Általános információs e-mail cím. 

• support@[cég neve].hu: Ügyfélszolgálati kérdésekhez. 

• sales@[cég neve].hu: Értékesítési megkeresésekhez. 

• newsletter@[cég neve].hu: Hírlevelek küldésére. 

• neved@[cég neve].hu: Személyes kommunikációhoz. 

Természetesen magad szabadon hozhatsz létre szinte bármilyen e-mail-címet – általános tapasztalat az, hogy hírlevelek küldéséhez a leghatékonyabb általában egy létező személy neve, lehetőleg azé, aki a hírlevelet ténylegesen feladóként jegyzi. 

A fiókokat a tárhelyed kezelőfelületén egyszerűen létrehozhatod, követve a tárhelyszolgáltatód útmutatását. (Ha nem találsz ilyet, kérdezz rá a supportnál!) 

A hírlevélküldő szolgáltatás kiválasztása 

A következő lépés, hogy eldöntöd, pontosan hogyan szeretnél hírlevelet küldeni, milyen szoftvert használva. 

Technikailag a levélküldéshez természetesen nincs szükséged külső szoftverre – a hírlevélküldőket azért használják, mert nagyobb a kézbesíthetőség (vagyis annak az esélye, hogy a levél nem kerül spam mappába, nem szűri ki a levelezőkliens), mert számos extra kényelmi funkciót adnak (például a levelek dizájnolása vagy időzítése), illetve rengeteg statisztikát nyerhetünk velük (például a megnyitások és kattintások aránya). 

A legtöbb hírlevélküldő szoftver (léteznek külföldi és magyar szolgáltatások is) egy adott szintig ingyenesen használható, és ahogy a lista feliratkozóinak, a kiküldött e-maileknek a száma nő, áruk is sávosan növekszik. 

Ha kiválasztottad a megfelelő szolgáltatást, és regisztráltál egy fiókot, a következő lépés, hogy validálod, azaz hitelesíted a domained. Ez azért szükséges, hogy ne küldözgethessen bárki a te nevedben, a te domainedet használva leveleket. 

A hitelesítéshez általában annyi szükséges csak, hogy beállítasz néhány egyszerű úgynevezett DNS-rekordot – ehhez a szolgáltatók általában részletes lépésről lépésre útmutatót adnak, de kérheted a tárhelyszolgáltatód segítségét is ehhez. 

A hitelesítés maga annyit tesz, hogy beállítod a rekordot a domainednél, ezt a szolgáltató ellenőrzi, innen tudja, hogy valóban te vagy a tulajdonos, és ezután elkezdhetsz leveleket kiküldeni. 

Címlisták importálása és GDPR 

A következő lépés, hogy (ha már létezik) akkor feltöltöd a címlistát a hírlevélküldő adatbázisába. 

Ehhez általában elég létrehoznod egy táblázatot XLSX vagy CSV formátumban, ahol egy oszlopban listázod az e-mail-címeket, a többiben pedig opcionálisan a hozzájuk rendelt egyéb információkat (név, cégnév, telefonszám stb.). 

Figyelj arra, hogy a Magyarországon is hatályos GDPR, vagyis általános adatvédelmi rendelet értelmében csakis akkor küldhetsz hírlevelet valakinek, ha amikor az e-mail-címét megadta neked, erről a szándékodról előre tájékoztattad, és ő aktívan a hozzájárulását adta! 

Tartalom 

Innentől már csak azt kell kitalálnod, hogy mit tartalmazzon a hírleveled. 

A legtöbb modern hírlevélküldő szolgáltatás online szerkesztőfelületeket kínál, ahol összeállíthatsz sima szöveges (plain text) de akár komolyabban megdizájnolt, a brandedhez igazított megjelenésű leveleket is. 

A használatuk jellemzően nem bonyolultabb, mint bármilyen szövegszerkesztő programé, és útmutatók is rendelkezésre állnak hozzájuk. 

Időzítés 

Végül annyit kell még eldöntened, hogy milyen gyakran akarsz levelet küldeni, illetve mikor. 

Általános szabály erre nem létezik, minden közönség és téma eltér ebben, de figyelj arra, hogy ne töltsd meg egyszemélyben a feliratkozóid postaládáját. 

Az általános tapasztalat az, hogy a legnagyobb megnyitási arányt, a legtöbb interakciót akkor várhatod, ha havonta egy-kétszer küldesz levelet, és ezt hét közben, munkaidőben teszed – de azt javasoljuk, tapasztald ki saját magad, hogy a saját közönséged mire reagál pozitívan. 

Összegzés 

A saját domain használata hírlevelezéshez elengedhetetlen, ha professzionális és megbízható kommunikációt szeretnél folytatni ügyfeleiddel. Nemcsak, hogy növeli az e-mailek hitelességét és esélyét arra, hogy elkerüljék a spam mappát, hanem hosszú távon a márkád építésében is kulcsszerepet játszik. 

Az induláshoz regisztrálj egy domainnevet, válassz egy megbízható hírlevélküldő szolgáltatót, és állítsd be a szükséges hitelesítési protokollokat.  

Ha mindezzel megvagy, könnyedén elkezdheted használni az egyik legnagyobb megtérülésű kommunikációs csatornát.