Tudástár

Miért jó a vállalkozásnak, ha egyedi e-mail-címet használ az ingyenes megoldások helyett?

Te megbízol egy üzleti levélben, amit egy cég, akár cégvezető küld – de ezt egy ingyenes címről teszi?

Hitelesnek látsz egy reklámot, bannert, molinót, amin a cég logója mellett egy @gmail-es cím szerepel? Ebben a cikkben átvesszük, mik az ingyenes címek előnyei-hátrányai – és bemutatjuk, hogy az egyedi domaines címek, a saját e-mail-fiókok mennyivel hasznosabbak, bármilyen kis vállalkozást is szolgálnak. 

A .hu domainek hivatalos nyilvántartója egy 2023 őszén készített felmérésben többek között azt is vizsgálta, hogy a saját domainnel és weboldallal rendelkező cégek, vállalkozók hogyan használják a domainhez rendelhető egyedi e-mail-címeiket és fiókjaikat.  

A válaszokból kiderült, hogy még azok között is, akik működtetnek saját weboldalt, aránylag sokan vannak azok, akik a domainhez járó egyedi e-mail-fiókokat nem használják: negyedük nem aknázza ki ezt a kommunikációs csatornát. 

Ez azért is különös, mert egy másik kérdésből az is kiderült, hogy ezzel kontrasztban a különféle kommunikációs csatornák közül – az egyedi e-mail-cím mellett ide tartozik például a Messenger az ingyenes e-mail-szolgáltatások is – a vállalkozók, cégek összességében messze a saját, egyedi e-mail-címet használják a leggyakrabban az ügyfélkommunikációra. Tehát feltételezhető, hogy arányaiban ez a leghasznosabb, vállalati kommunikációra használt eszköz a vizsgáltak közül. 

Mielőtt rátérnénk a saját domaines e-mail-fiókok előnyeire, egy fontos szempontot meg kell említenünk. 

Ez nem szükségszerűen előny, inkább adott: ha saját domain címet bérlünk, ahhoz automatikusan, minden szolgáltatónál jár a lehetőség, hogy ugyanilyen végződésű e-mail-fiókokat hozzunk létre, minimum egyet, de jellemzően többet, akár korlátlan számút is. 

Vagyis a saját, egyedi e-mail-fiókért a domain bérleti díja mellett nem kell pluszban fizetni, csak akkor jelent extra költséget, ha a fiókokhoz nagyobb tárhelyet vagy olyan extra szolgáltatásokat szeretnénk igénybe venni, mint a komolyabb vírus- és spamszűrés vagy gyakoribb biztonsági mentések. 

Kár tehát kihagyni a lehetőséget, különösen, hogy egy ilyen egyedi cím beállítása semmivel sem bonyolultabb vagy időigényesebb, mint egy új fiók regisztrációja egy ingyenes szolgáltatónál. 

Ezzel pedig rá is térhetünk arra, hogy pontosan miért érdemes a lehetőséget kihasználni. 

Kisebb eséllyel kényszerülünk kompromisszumra 

Kezdjük mindjárt a névválasztással. Az ingyenes szolgáltatóknál gyakran megesik, hogy a saját nevünket, vagy akár a vállalkozásunk, cégünk, márkánk nevét nem tudjuk szabadon beregisztrálni, mert azt valaki korábban már „elvitte” előlünk. 

A saját domain választásánál jóval kisebb az esélye annak, hogy a választott név, vagy annak valamilyen változata foglalt legyen (persze nem nulla). Ennek az oka egyszerűen az, hogy amíg például a Gmail vagy a Yahoo esetében nem számít, hogy milyen nevet választunk, mindenképp a globális adatbázisban nézi a szolgáltató a foglaltságot, addig a saját domain esetében csak azokkal leszünk versenyben, akik ugyanazt a domainvégződést, így például a .hu-t választják. 

Ennél a konkrét példánál maradva: 

• A Gmail esetében 1,8 milliárd regisztrált fiók mellett kell olyan nevet találnunk, amely még nem foglalt,  
• A .hu domaintérben viszont „csak” 864 ezer regisztrált domain mellett kell egy még szabadot találnunk, 

Vagyis az esélyünk a sikerre mintegy kétezerszer nagyobb, és így kisebb eséllyel kényszerülünk kompromisszumra a saját, vagy éppen szabadon választott nevünket illetően. 

Ami pedig az e-mail-cím első elemét illeti, ha a domain a miénk, szinte teljesen szabadon választhatunk… 

Egyedi e-mail-fiók minden igényre, szabadon 

Még a legkisebb, egyszemélyes vállalkozásnak is hasznos lehet, ha nem csak egyetlen e-mail-címet használ. 

Mert mondjuk, hogy a saját_nevem@saját_domainem.hu az elsődleges e-mail, ez szerepel a névjegykártyán, a közösségi felületeken, erre futnak be a megkeresések, az új ügyfelek, ajánlatkérések. 

A rendszerezettség érdekében máris hasznos lehet, ha mondjuk a futó projekteknek, aktív ügyfeleknek, hosszabb projekteknek van egy saját, dedikált e-mail-fiókja, így nem keveredik össze a kommunikáció, nem felejtünk el azért új megkeresésekre reagálni, mert az inboxot feltölti a meglévő ügyfeleinkkel folytatott levelezés. Ez az e-mail-cím lehet mondjuk a futó_projektjeim@saját_domainem.hu. 

Aztán nem árt egy például arra, hogy a hírleveleket, automatikus frissítéseket és hasonlókat gyűjtsük, amiket elég mondjuk hetente egyszer ellenőrizni, de így sem az emberekkel való levelezést szakítják meg. Mondjuk a hírlevek_nekem@saját_domainem.hu. 

Anélkül, hogy tovább ragoznánk: ha van egy saját, bérelt domainünk, ahhoz jellemzően akárhány egyedi e-mail-címet hozzárendelhetünk, akár minden egyes ügyfélhez különbözőt (ez mondjuk kevésbé ajánlott), és itt már tényleg semmi nem köti, mit választunk előtagnak, legfeljebb a karakterkészlet. 

Biztonság: az egyedit nehéz megszemélyesíteni 

Egy ingyenes e-mail-címet viszonylag egyszerű megszemélyesítenie bárkinek, aki ártó szándékkal akar levelet küldeni, hiszen a fogadó fél csak az előtagot nézi, és általában azt is csak felületesen – egy-egy eltérő karakter, egy kicsit eltérő írásmód nem tűnik fel, a domain pedig mindig ugyanaz, a globális szolgáltatóé. 

Így ha esetleg kiszivárog a címlistánk, ügyfeleink, partnereink címei, vagy valaki egyszerűen csak a nevünkben szeretne csalást, adathalászatot végezni, egy ingyenes cím esetén jóval nagyobb esélye van a „sikerre”. 

Egy egyedi domain esetén viszont már nehezebb a dolga, hiszen magát a domaint kell elsősorban lemásolnia, amit jóval alaposabban megnézünk, az eltérés sokkal gyorsabban tűnik fel, gyanakvóbbak leszünk – így nagyobb eséllyel kerülhetjük el, hogy csalók használják ki a címünket. 

Rugalmasság: az adatok egyszerű költöztetése 

A saját tárhelyen működtetett e-mail-fiókoknak megvan az az előnye, hogy az adatok felett mi magunk rendelkezünk. Persze elvileg egy ingyenes szolgáltatótól is bármikor lekérhetünk, exportálhatunk minden fontos adatot – de sokkal nagyobb rugalmasságot ad az, hogy ha egy olyan szerveren tároljuk ezeket, amit bármikor pár kattintással elérünk. 

Részletesebb statisztikákat kérhetünk le, saját biztonsági mentéseket készíthetünk, rövid idő alatt elérjük a (jó eséllyel magyar) szolgáltatót, az ügyfélszolgálatot, és adott esetben sokkal könnyebb az adatokat közvetlen hozzáféréssel máshová költöztetni. 

Összességében tehát nem csak nagyobb kontrollunk lesz az adatok felett, egy ezzel egyben sokkal nagyobb rugalmassággal is kezelhetjük azokat, akár saját magunk, akár szakértő segítségével. 

Az egyedi cím mindig jobb? 

Ezt ilyen abszolút módon talán túlzás kijelenteni – de nehéz olyan szempontot találni, ahol egy ingyenes szolgáltatónak nagyobb a haszna, különösen akkor, ha az üzletben, a vállalkozásunk, cégünk kommunikációjához akarjuk használni a címet. Az ingyenesség az egyetlen komolyabb szempont, de persze itt visszakanyarodhatunk arra, hogy a saját domain mellé az e-mail-fiókoknak eleve nincs, vagy nincs jelentős költsége, hacsak nem akarunk nagyon komoly külön tárhelyet mögé. 

Az egyedi e-mail-cím, a saját domainről működtetett fiókok rugalmasságot és nagyobb kontrollt adnak, és mindig, minden esetben megbízhatóbbak, hitelességet adnak a kommunikációdnak. És elképesztően könnyű egy domain regisztrációval megszerezni őket. A kérdés már csak az, szabad-e a domain, amit te a levelezésedhez használnál – ezt itt ellenőrizheted.